Privacybeleid Vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk

Versie 1.0

Laatst gewijzigd op: 25 mei 2018

De vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk heeft als doel het behartigen van de plaatselijke belangen van Zijldijk in de meest ruime zin.

Wij bewaren persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens van onze leden en bestuursleden. Daarnaast hebben we, vanwege onze functie als belangenbehartiger, soms ook gegevens van bewoners van het dorp die geen lid van ons zijn. De gegevens die wij bewaren zijn vaak voornaam, achternaam en eventueel e-mailadres. Ook bewaren wij aanvullende gegevens: telefoonnummer, adres en functie (bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid). Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document. Als wij een adreswijziging ontvangen dan verwijderen wij de oude gegevens. Voor onze administraties (waar ook persoonsgegevens in voorkomen) hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms bewaren we belangrijke en/of opvallende stukken langer dan deze termijn vanwege historisch belang.

De wet

De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:

  •  Toestemming voor het verwerken van de gegevens.
  •  Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens.
  •  Beveiligen van de gegevens.
  •  Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens.
  •  Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Systemen

De vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

 Microsoft Office

Waarom bewaren wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om u te informeren. Daarnaast worden persoonsgegevens gebruikt voor administratieve processen, zoals het versturen van de contributiefacturen.

Beeldmateriaal

Het komt voor dat wij tijdens bijeenkomsten foto’s maken waar personen op staan. Deze gebruiken wij in de communicatie, bijvoorbeeld op de website en in nieuwsbrieven. Bij opening van een bijeenkomst vragen we hiervoor toestemming.

Kan ik zien welke persoonsgegevens De vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk van mij verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden digitaal in een beveiligde omgeving geadministreerd. Bij de voorzitter zijn jouw persoonsgegevens die we bewaren door jou in te zien. Bij een schriftelijk verzoek vragen wij wel een kopie van een identiteitsbewijs.

De bescherming van de gegevens

Alle bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk zijn voor die personen die die gegevens vanuit hun functie/rol daadwerkelijk nodig hebben. Bij een mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.

Datalekken

Uiteraard doet De vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek. Wij zijn wettelijk verplicht dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk kun je contact met de voorzitter.

Toestemming

Bij aanmelding als lid, het inschrijven voor een van onze activiteiten, het aanmelden voor een nieuwsbrief of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacybeleid. Door akkoord te gaan met dit privacybeleid geef je toestemming voor het feit dat de vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk je persoonsgegevens gebruikt voor de in dit document genoemde doeleinden.

Wijzigingen privacybeleid

De vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. De meest actuele versie van dit privacybeleid is altijd te raadplegen via www.zijldijk.eu

Contactgegevens

Vereniging voor dorpsbelangen Zijldijk

Kolkweg 2

9987NH Zijldijk